BUNDjugend Baden-Württemberg - … und jetzt noch die Erde retten!

Vorlagen für Projekte, Ziele, Sitzungen & Abrechnungen

Auf dieser Seite stellen wir für die Arbeit der BUNDjugend ein paar Vorlagen zur Verfügung. Bitte benutze die Vorlagen für die Arbeit in deinen Gruppen und Projekten und gib uns Rückmeldung, für was ihr sie verwendet, wie ihr sie für euch angepasst habt, was aus deiner Erfahrung dringend verbessert werden müsste…

Wenn du nicht bei der BUNDjugend engagiert bist, darfst du unsere Vorlagen auch gerne benutzen und für deine Bedürfnisse anpassen, allerdings immer nur mit dem Hinweis, dass du die Vorlagen von uns hast und unter Angabe von www.bundjugend-bw.de.

Ziele formulieren

Wenn man ein großes Ziel hat, wie die Welt retten, sieht man oft den Fortschritt auf dem Weg dahin nicht und ist frustriert. Ein einfaches Mittel dagegen ist das Formulieren von bescheideneren Zielen, die besser überprüfbar und die in überschaubarer Zeit erreichbar sind. Solche Ziele sind etwas anderes wie politische Visionen, wie Utopien oder auch eine politische Programmatik und ersetzen diese nicht. Es sind Werkzeuge die zwar auch in der Wirtschaft massiv eingesetzt werden können, die aber auch Engagement und Arbeit im gemeinnützigen Bereich voranbringen können. Deswegen arbeitet der BUNDjugend-Vorstand seit seiner Klausur im Oktober 2015 als einjähriges Experiment zur Verbesserung der eigenen ARbeit mit SMARTEN Zielen. Zur Zielformulierung haben wir als Hilfsmittel eine Vorlage entwickelt.

Um mit Zielen gut arbeiten zu können, sollten sie so formuliert sein, dass Sie den SMART-Kategorien entsprechen. Das beinhaltet folgende Variablen:

  • S – Spezifisch: Es wird konkret formuliert, um was es geht.
  • M – Messbar: Ziele sind überprüfbar, damit später beurteilt werden kann, ob sie erreicht wurden oder nicht.
  • A – Attraktiv: Ziele sind so formuliert, dass man sich gerne dafür engagiert.
  • R – Realistisch: Ziele werden nicht zu anspruchsvoll aber auch nicht zu
  • Terminiert: Wichtig ist eine Einschätzung, bis wann ein Ziel erreicht werden soll.

Etwas ausführlicher wird das z.B. hier beschrieben: www.partizipative-qualitaetsentwicklung.de

Projekte planen

Eine Idee ist nicht immer einfach umzusetzen. Aus vielen Jahren Erfahrung mit Ideen und Projekten ist unsere Projekt-Checkliste entstanden. Wir wollen, dass bei der BUNDjugend Ideen erfolgreich umgesetzt werden und wir wenig Zeit auf Projekte verschwenden, die nicht funktionieren und dadurch Frust erzeugen. Wir haben gelernt, dass es oft besser ist, einige wichtige Punkte durchzusprechen und aufzuschreiben bevor man mit der Umsetzung einer Idee beginnt. Es geht darum, Ideen zu prüfen und durchdacht über ihre Durchführung zu entscheiden.  Es geht darum sich mit erfahrungsgemäß wichtigen Fragen zu beschäftigen, bevor man Ideen umsetzt. Wenn andere/weitere Fragen relevant sind, um eure Idee zu prüfen, fügt sie ein. Benutzt die Checkliste als Werkzeug. Sinn der Sache ist ein erfolgreicheres Arbeiten, nicht das vollständige Ausfüllen eines Formulars.

Sitzungen

Für unsere Vorstandssitzungen benutzen wir Vorlagen zur Erstellung der Tagesordnung und für die Protokolle.

Abrechnungsformulare zur Erstattung von Fahrtkosten- und anderen Unkosten

In vielen Fällen können ehrenamtlich Engagierte, Referent*innen usw. ihre Unkosten wie z.B. Fahrtkosten abrechnen, wenn diese für die Durchführung von BUNDjugend-Veranstaltungen, -Aktionen etc. nötig sind. Ob und welche Unkosten abgerechnet werden können, ist jeweils zu klären bevor Unkosten entstehen.

Bei Seminaren, Schulungen und ähnlichen Veranstaltungen sollten wann immer möglich alle Unkosten direkt bar abgerechnet werden. Das ist das einfachste und erspart uns viel Verwaltungsaufwand. (Siehe unten.)

Wie wir Fahrtkosten erstatten haben wir in unserer Fahrtkosten-Richtlinie geregelt.

Für die anderen Fälle haben wir Vordrucke entwickelt, die uns Arbeit sparen. Bitte benutzt sie. Die Formulare sind am Computer mit dem Acrobat Reader o.ä. PDF-Programmen ausfüllbar. Die Formulare können rechnen. Eine Abrechnung ohne beigefügte Originalbelege ist grundsätzlich nicht möglich.

Ehrenamtliche, die längerfristig an einem Projekt, in einem Gremium, in einer Außenvertretung etc. mitarbeiten, können ihre Ausgaben sammeln. Die Ausgaben müssen spätestens Anfang Dezember in dem Jahr, in dem sie entstanden sind, abgerechnet werden. Werden Ausgaben erst im nächsten Jahr abgerechnet, können sie unter Umständen nicht mehr ausbezahlt werden. Wenn für verschiedene Projekte, Gremien etc. regelmäßig Unkosten entstehen, bitte mit getrennten Listen abrechnen. Das spart uns viel Zeit. Ausgaben für Seminare und Schulungen, für die wir Landesjugendplan-Zuschüsse bekommen müssen immer sofort abgerechnet werden!

Abrechnungs-Vorlagen für LJP-Seminare

  • Landesjugendplan-Arbeitshilfe (PDF)Seminare und Jugendleiter*innen-Schulungen können wir gemäß den Landesjugendplan-Richtlinien (PDF) abrechnen. Dafür sind einige Vordrucke nötig. Wenn ihr nicht wisst, was es damit auf sich hat, braucht ihr die folgenden Vorlagen vermutlich nicht. Wenn ihr wissen wollt, ob eure Bildungsveranstaltungen förderfähig sind und ihr aus der Arbeitshilfe und den Richtlinien nicht schlau werdet, wendet euch an unseren Geschäftsführer Reiner Baur: reiner.baur@bundjugend-bw.de, 0711/619 70-20.
  • Landesjugendplan LJP-Teilnehmer*innen-Liste („Vordruck L2“, PDF): Alle Teilnehmer*innen, die Referent*innen sowie die Seminarleiter*innen müssen sich eintragen und unterschreiben. Bitte die Spalte „Tage“ nur ausfüllen, wenn ihr euch sicher seid, wieviel abrechnungsfähige Seminartage das Seminar wirklich dauert.
  • Veranstaltungs-Abrechnung (PDF) und Veranstaltungs-Abrechnung mehrtaegig (PDF): Bei jeder Veranstaltung müssen die Ausgaben und Einnahmen dokumentiert und alle Original-Belege nummeriert und mit abgegeben werden.
  • Fahrtkostenliste (PDF): Zur Barauszahlung von Fahrtkosten gemäß unserer Fahrtkosten-Richtlinie. Wer die Fahrtkosten auszahlt muss alle Fahrkarten prüfen und die Richtigkeit mit seiner*ihrer Unterschrift quittieren. Die Fahrtkosten können nur ausgezahlt werden, wenn die Liste vollständig ausgefüllt ist und der Empfang jeweils mit einer Unterschrift quittiert wird.
  • Fahrtkosten-Antrag (PDF): Bitte nur verwenden, falls die Barabrechnung direkt vor Ort nicht möglich sein sollte. Rechne deine Fahrtkosten für eine Veranstaltung bitte dann mit diesem Fahrtkosten-Antrag und allen Original-Belegen innerhalb von vier Wochen nach Veranstaltungsende ab. Später eingehende Abrechnungen können unter Umständen nicht mehr ausgezahlt werden. Es gilt unsere Fahrtkosten-Richtlinie.
  • Rechnungsvordruck für Referent*innen (PDF): Wenn mit Referent*innen ein Honorar vereinbart (und diese auch entsprechend kalkuliert) ist, schreiben sie uns eine Rechnung mit Rechnungsnummer, Steuernummer und allem was zu einer Rechnung dazugehört. Wenn die Referent*innen sowas nur ausnahmsweise machen und keine Ahnung haben, wie sie eine Rechnung stellen müssen, könnt ihr dafür auch unseren Vordruck verwenden. Bitte beachtet unserer Honorar-Richtlinie.
  • Seminarprogramm: Für jedes nach LJP abgerechnete Seminar brauchen wir ein aussagekräftiges Seminarprogramm, aus dem hervorgeht, dass für jeden Seminartag mindestens 5 Stunden inhaltliches Programm stattgefunden hat. Bitte benutzt dafür unsere Vorlage und schickt uns das fertige Seminarprogramm per Mail.
  • Einnahmenbeleg Infomaterial (PDF): Falls Infomaterial verkauft wird oder Geld für die BUNDjugend gespendet wird, muss das Geld ordentlich verbucht werden. Der Vordruck dafür kann auch bei Infoständen und anderen Gelegenheiten benutzt werden.

Honorare

Gemeinsam mit der NAJU Baden-Württemberg haben wir eine Richtlinie für Honorare erarbeitet. Auch sie könnt ihr hier herunterladen.